Overtuigend presenteren: het weghalen van vragen
- June 17, 2023
“Wij maken betrokken en servicegericht schoon!” Dat is de missie van schoonmaakbedrijf Nederrijn, dat al bijna 40 jaar actief is in Brabant en inmiddels meer dan 900 medewerkers telt! Betrouwbaarheid, relaties en verbondenheid staan voorop in dit bedrijf. Toch is uit een intern onderzoek gebleken dat dit intern beter zou kunnen. Het concept dat hiervoor is ontwikkeld, moet samen met het implementatieplan overtuigend aan de klant worden gepresenteerd. Met deze presentatie valt of staat het concept en de implementatie ervan. Het is dus belangrijk dat niet alleen de opdrachtgever, maar ook alle aanwezigen worden meegenomen in het verhaal. In deze blog neem ik je mee in de voorbereiding van een overtuigende presentatie en laat ik zien hoe je hierbij inspeelt op alle stakeholders.
De doelgroep en hun belangen: iedereen meenemen in het verhaal
De presentatie is gehouden op het hoofdkantoor van Nederrijn, vanuit eerdere De presentatie vond plaats op het hoofdkantoor van Nederrijn. Op basis van eerdere meetings en ontwerppresentaties heb ik een idee van welke mensen uit verschillende afdelingen aanwezig zullen zijn. Aangezien medewerkers vaak kritisch zijn ten opzichte van grote veranderingen wil ik eventuele vragen en onduidelijkheden bij alle stakeholders weg te nemen. Een doelgroep analyse helpt hierin om belangen van de doelgroep ten opzichte van de presentatie te verhelderen. Met behulp van een daaropvolgende stakeholdermatrix weet ik hoe ik de mensen moet aanspreken en betrekken tijdens de presentatie.
De belangen van de mensen die aanwezig zijn bij de presentatie ten opzichte van de implementatie.
De stakeholdermatrix geeft inzicht inzicht hoe ik bepaalde stakeholders moet benaderen tijdens het presenteren.
De presentatiestrategie: het wegnemen van onzekerheden.
De opdrachtgever en andere stakeholders zullen waarschijnlijk veel onzekerheden hebben met betrekking tot de implementatie. Binnen de dia’s is geprobeerd om een logische rode draad op te bouwen, die teruggrijpt naar eerdere presentaties en afspraken, en leidt naar een nieuwe toekomstvisie. Dit wordt gedaan door middel van het behandelen van een gefaseerde roadmap die de weg hiernaartoe illustreert. Binnen deze presentatie licht ik specifieke onderdelen uit die relevant zijn voor de verschillende doelgroepen. Zo wordt er aandacht besteed aan de trainingen voor de rayonleiders en wordt de gefaseerde uitrol van de app uitgelegd aan de directeur. Hierbij wil ik ook de (naar mijn verwachting) bestaande onzekerheden concreet benoemen, zodat iedereen zich gehoord voelt. Dit draagt bij aan het vertrouwen in het proces.
De presentatiestructuur
Presentatie slides
Presenteren: het contact met de stakeholders.
Als de luisteraars je presentatie niet begrijpen, schiet je jouw doel voorbij. Om er zeker van te zijn dat iedereen de presentatie goed kan volgen, heb ik tijdens de presentatie oogcontact gemaakt met het publiek. Zoals eerder vermeld wilde ik bij de specifieke doelgroepen stilstaan en rekening houden met hun belangen. Tijdens het bespreken van onderwerpen die voor hen relevant waren heb ik geprobeerd om hen ook echt aan te kijken. Door de knikjes die ik als reactie kreeg, kon ik zien dat ze het begrepen hadden.
Was een goede voorbereiding het halve werk?
Aan het einde van de presentatie waren er relatief weinig vragen over de implementatie in vergelijking met het concept zelf (wat buiten mijn focus lag). Door van tevoren de belangen van de aanwezige personen op te schrijven en een stakeholdermatrix in te vullen wist ik specifiek over welke onderdelen er twijfels zouden kunnen ontstaan en welke vragen ik dus moest beantwoorden. Door dit vervolgens te gebruiken om de presentatie logisch op te bouwen en relevante onderdelen voor verschillende doelgroepen uit te lichten, is iedereen meegenomen in het concept en de implementatie.
Soms kan het lastig zijn om iets te presenteren vanuit het niets, zelfs wanneer je een concept aan een collega wilt uitleggen. Er is veel informatie om te delen, maar het ontbreekt aan een logische structuur. Tijdens deze voorbereiding merkte ik dat het ontwikkelen van een visie op wat je wilt presenteren belangrijk is, en dat je door de juiste voorbereiding gericht kunt kijken hoe je mensen daarin meeneemt. De gehanteerde structuur is ook toepasbaar op kleinere pitches: beginnend met een terugkoppeling op eerder besproken onderdelen, het schetsen van een toekomstbeeld, het beschrijven van de weg ernaartoe en het benadrukken van de nieuwe situatie. Deze stapsgewijze aanpak zorgt voor logica in alles wat je wilt en kunt vertellen, en het resulteert in een goed en gemakkelijk te volgen verhaal voor de luisteraar. Je kan dus zeggen dat een goede voorbereiding het halve werk is!
